Los gastos por viáticos, pueden generar alguna confusión en su tratamiento si es que no se tiene claro los conceptos que hay que considerar, lo que nos podría llevar a tener algunas contingencias tributarias en el futuro.
El viático no es una retribución económica que se otorga al trabajador por viajar al interior o exterior a realizar un trabajo para la empresa. Los viáticos de acuerdo al artículo 37, inciso r) de la Ley del Impuesto a la Renta, comprenden: los gastos de alojamiento, los gastos por alimentación y los gastos por concepto de movilidad y dichos gastos no podrán exceder el doble del monto que, por este concepto, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía. Por tanto, los viáticos sirven para cubrir gastos del trabajador en un lugar distinto al de su residencia habitual.
1) Gastos por viajes al interior del país, Según el artículo 21, inciso n) del Reglamento de la Ley del impuesto a la renta, los gastos de viaje por concepto de viáticos al interior del país deberán ser sustentados con comprobante de pago, que deben estar emitidos a nombre de la empresa y cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de comprobante de pago. Por lo tanto, no procede el sustento de dichos gastos con una declaración jurada. El máximo gasto aceptado por concepto de viáticos diario es de S/. 640.00, sustentados y distribuidos en los tres conceptos ya explicados.
2) Gastos de viaje al exterior, El artículo 21 inciso n) del Reglamento de la Ley del impuesto a la renta indica que los viáticos en el exterior del país deberán ser sustentados de la siguiente manera: El alojamiento. Con documentos que contenga el nombre del prestador del servicio, detalle del servicio, monto y fecha (artículo 51-A de la ley). La alimentación y movilidad, con los documentos a que se refiere el artículo 51-A de la ley o en caso de que no se cuente con comprobantes de pago, la norma permite sustentar dichos gastos con una declaración jurada por un monto que no debe exceder del treinta por ciento (30%) del doble del monto que, por concepto de viáticos, concede el Gobierno Central a sus funcionarios de carrera de mayor jerarquía. El máximo gasto aceptado por viáticos al exterior está entre US 630 (América Central) y 1,080 (Europa) sustentado con comprobante de pago, con declaración jurada la aceptación se reduce sólo al 30%.
No se puede justificar para fines del Impuesto a la Renta, el gasto por los viáticos que requiere el personal desplazado para el cumplimiento de sus funciones mediante la anotación en la planilla de remuneraciones del pago de una cantidad con el detalle del concepto y días del desplazamiento efectuado por el personal (INFORME N° 022-2009-SUNAT)
Tener presente que la Administración Tributaria por conceptos de viáticos, sólo va a aceptar como deducción gastos por concepto de movilidad, hospedaje y alimentación.