Hoy la información tiene que ser oportuna y precisa, por lo tanto se vuelva una necesidad tenerla en tiempo real e integrada, la tecnología brinda ahora los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise Resource Planning), que requieren de una implementación planificada.
Estos sistemas de gestión de información automatizan muchos procesos de la empresa, brindan acceso a la información y la posibilidad de compartirla entre los componentes de la empresa. Pero el éxito de una buena implementación descansa en este póker de Ases:
- Actitud Positiva al Cambio
- Adecuada Planificación y Capacitación
- Agilizar y Simplificar Procesos
- Análisis y Seguimiento de la Puesta en Marcha
Actitud Positiva al Cambio, todos tienen que estar convencidos de que los pasos que está dando la empresa en la implementación de un ERP, son para mejorar, desde la gerencia, hasta los trabajadores, en la pequeña empresa se generan a veces algunas situaciones particulares.
El titular o dueño que está al frente del negocio quiere resultados en el momento y que todo funciones inmediatamente o por el contario como ha sido su gestión y su emprendimiento lo que ha llevado a la empresa a los lugares que ocupa en la actualidad y como se creció y avanzó sin los controles y conceptos que la administración moderna proporciona, a veces considera que el costo de la implementación y el tiempo que demora son excesivos y esto se reduce a la frase: “yo no necesité de todo esto”.
Los trabajadores por temores al cambio o por no abandonar su zona de confort, también a veces son renuentes, consideran que no van a poder y esta actitud no genera un clima favorable para la implementación: “por gusto tanta cosa, si es lo mismo”
Adecuada Planificación y Capacitación, se debe planificar las etapas de la implementación del ERP, los tiempos que van a durar, objetivos que se piensan alcanzar, comprometer al equipo de trabajo, verificar los puestos que van a cambiar de procedimientos, proyectar si el trabajador a cargo tiene la capacidad para el cambio y si va a poder manejar lo que se viene y a partir de ello realizar la capacitación y no al revés (capacito primero y luego veo si responde), si no tomamos en cuenta todo esto, nos vamos a dar con la sorpresa de que estamos capacitando a alguien que no va a durar en su puesto: “tanto navegar para morir ahogado en la playa”.
Agilizar y Simplificar Procesos, debemos tener claro que nuestra empresa no es diferente, ni única en su rubro; por consiguiente tiene procedimientos básicos similares a las de empresa del mismo sector: se compra, se vende, se despacha, se factura, se cobra, se paga. La diferencia la hace la velocidad de respuesta ante los requerimientos, la calidad del servicio o producto que comercializamos, el servicio post venta, la atención personalizada y amable de parte de nuestros colaboradores, la búsqueda de la satisfacción de nuestros clientes, pero nada de esto viene en un sistema de gestión de la información, por lo tanto no recarguemos de muchos input (sistema de entrada de información) al ERP, recuerda que ya casi todo está creado, por lo tanto es la empresa la que adapta sus procesos al sistema y no a la inversa.
Análisis y Seguimiento de la Puesta en Marcha, la implementación no concluye con la puesta en marcha del ERP y el llenado de datos, no se trata sólo de alimentar el sistema de gestión de información, si no que genere respuestas y resultados que beneficien a la empresa con información oportuna que facilite la toma de decisiones acertadas, por ello es importante realizar evaluaciones periódicas y hacer los ajustes necesarios a fin de que se cumplan con los objetivos planteados.
Implementar un ERP si no tenemos «estas cartas» puede ser un gran error: el tiempo y recursos empleados pueden representar para la empresa una mala inversión y al final el remedio resultó peor que la enfermedad, y nuestro ERP se va a encontrar durmiendo el sueño de los justos, tenemos que tomar en cuenta el póker de ases, sí tenemos esta mano vamos a ganar «el juego» y dar los pasos siguientes para la consolidación de nuestra empresa.